英語でメールを書くときに注意すべき12のよくある間違い
メールに関しては、日本でもビジネスマナーとしてたくさんの知見・ノウハウがありますが、英語でメールをやりとりする場合には、どのような点に注意を払えばよいのかと思い、調べてみました。
すると、「メールでやってしまう12のよくある間違い」というtipsを発見。このサイトでは、エチケットに関する専門家のDiane Gottsmanさんが「不十分な内容のemailを送ることは、あなたの専門的なイメージを傷つけることになる」「メールのマナーはビジネスマンのスーツと同じくらい重要」と述べています。
私も仕事上多くの時間をメールのやり取りに費やしていますが、クイックレスポンスを心がけるあまり、のちのち様々な失敗に気づくこともあります。こういった小さなミスが大きな問題に発展することもあると指摘しており、情報として有益だと思ったので、紹介したいと思います。
（参考）The 12 Most Common Email Mistakes Professionals Make
以下がサイトで紹介されている、私たちが避けるべき12の一般的な間違いです。
- greetingとclosingの言葉を忘れること
- formalになりすぎること
- あまりに早くinformalになること
- “to whom it may concern”を使うこと
- タイトルの変更を忘れること
- “reply all”を押すこと
- メールの内容に注意を払わないこと
- メールに個人的な内容を含めること
- 自分のメールの論調に注意を払わないこと
- 既に回答をしてもらった内容を再び尋ねること
- 直接会って話すべき内容をメールでやり取りすること
- 絵文字や略語を使うこと
日本のビジネス書でも書かれている内容が多いですね。それぞれの項目について簡単に整理したいと思います。
１．メールとはいえ、会話の始まりはgreeting（挨拶）からはじまり、closingで終わらないと、相手に対してぶっきらぼうな印象を与えてしまいます。全ての言葉が影響力を持っていて、あなたのパーソナルブランドイメージを作っていることを忘れてはいけません。
２．あなたのメールは、あなたとメールの送り先の人との関係性を反映させなければなりません。あなたがfirst nameで呼び合うような相手とメールをするときに、Mr.やMs.のような敬称を使わないようにしましょう。
３．いつでもメールのやり取りは礼儀正しくスタートするようにし、相手の様子をみて、それに従うべきです。もし相手があなたのことをfirst nameで呼ぶようになるまで、打ち解けた感じのメールを送るのは避けるべきです。最初から「Hello Mr.●●」と書かずに「Hey ●●！」と書いてしまうのは、相手に失礼な印象を与えてしまうかもしれません。
４．”to whom it may concern”をメールの挨拶で使うのは災いのもと。なぜなら、宛先を特定するという僅かな努力さえ放棄していると相手に知らしめてしまうことになるからです。宛先がどうしてもわからないというケースでも、最低限「●●部宛て」のように宛先をある程度特定できる情報を入れましょう。
５．メールの機能の中で最も重要な機能の一つがメールのタイトル（表題）であることを多くの人が忘れています。一連のメールのやり取りの中で、新しいトピックの議論を開始するときはいつでもタイトルを変更するようにしましょう。そうすることで、将来このメールのやり取りを見つけやすくなります。
６．あなたが伝えたい内容がどうしても全返信で送信しなければならないケースを除いて、返事は送信者にのみ行うべきです。その内容に関連した仕事をしていない人にとって、例えば40人の別々の人から一行の返信を受け取るような状況が続くことは鬱陶しいものです。
７．メールでは、些細なことが多くを語ります。例えば、誤字はメールの受け手に対しあなたがメールを書く上で必要な注意を払っていないということを伝えてしまいます。名前のスペルはいつでも正しく書くようにし、誤字が無くなるようにダブルチェックを行いましょう。加えて、名前を全て小文字、または大文字にして書くこともやめましょう。あなたが受け手の名前に十分な注意を払っていないと思われてしまいます。
８．自分が必要とする情報以上のことを読みたいと思う人はいません。メールは簡潔にし、個人的な内容は除外しましょう。ビジネスメールにおいて、受け手が知りたいことはビジネスの事だけです。あなたの従兄弟や祖母のことではありません。個人的な話は別の機会に連絡するようにしましょう。
９．メールを書くときは、自分の意図するところを正確に伝えるための適切な表現を見つけ出すために十分な時間を費やすべきです。人は受け取った情報を間違った方向に解釈することがあります。これを避けるために、誤解する可能性を極力排除するための努力が必要です。
１０．不必要な質問をすることは、受け手の時間を無駄にするだけでなく、あなたがメールの受け手が書いた内容に十分な注意を払っていないことを知らしめてしまいます。これを避けるために、文章に対して文章で回答するような書き方ではなく、一つ一つのトピックに対して逐一整理して回答をするような書き方を行うことが効果的です。
１１．例えば誰かを批判するような場合などは、誤解無くメールで伝えることはできません。こういったケースの場合、受け手の状況を理解するために、メールを送らず電話をするか直接会って話をするべきです。
１２．ビジネスメールで絵文字や略語を使うのは一般的にプロフェッショナルな対応から外れています。smiley faceやLOLなどを使うのはやめること。そして、”appointment”を”appt”と書くように略字を使うことはやめましょう。もし略字を使って上司や顧客へメールを送った場合、あなたがこれらの人から送られたメールの返信にふさわしい時間を費やしていないと知らしめてしまうでしょう。
如何でしたでしょうか。 コミュニケーションの基本は相手のことを良く考え、尊重することなんだなぁと改めて思った次第です。この辺は日本も海外も変わらないですね。
