ビジネス文書作成時の心得

１．もっと文章を磨こう！

＜振り返ってみよう＞

自作したビジネス文書から自分の意志・エネルギーが十分に発せられていると思えるか？

＜分析＞

・文書が発するエネルギーが希薄なのは、ワープロ利用が原因の1つ
・手書きで文章を「書く」行為に要するエネルギーは大。一方、ワープロで「打つ」という行為は、それほどエネルギーを必要としない。→エネルギーレベルの低い言葉が多くなる

＜対策＞

もっと文章を磨こう！

ワープロで作成した文書は、一度打ち出して読み手の視点でチェックしよう。

チェック時の留意点
　・ダラダラと長い文章を短くできないか？
　・主語・述語の対応は適切か？
　・無用な前置きや修辞句を省略できないか？
　・「てにおは」は大丈夫か？

※ただし、ワープロの利点として、思いつくアイディアを止めどなく記録することができるというメリットがある。セルフブレインストーミング的な用途には適している。

２．文章の構想の作り方

＜振り返ってみよう＞

文章の伝えたい要点が見えるストーリーを作れているか

＜分析＞

・文章を書く前に、要点を整理する必要がある。
・まずは大方針を定める。その上で具体的な手段を考え始める。

＜対策＞

・思考の仕方としては、「着眼大局、着手小局」（囲碁の言葉）を心がける。全体の構想を頭に置きつつ、周囲の状況にも気を配ったった一手を打つというニュアンス。
・そのため、まずは文章の骨格となるメインテーマを箇条書きする。できれば紙に書き出すのが良い。紙の上に文字で書き付けることによって頭の中が整理される。
・骨格が出来上がったら、次に最初の具体的な一手を考える。骨格を実現するための具体的な道筋を表現する。

３．文章作成の心構え

課題１：書き出しが思い浮かばない

・最初から書くことにこだわらず、書きやすいところから手を付ける。例えば、起承転結の「結」だけイメージがわいているのであれば、とりあえず「結」を書き出してみる。すると、最初は浮かばなかった「起」のアイディアが浮かんできたりする。
・もしくは、順番を意識せずとりあえず書いた文書を自分でチェックしてみて、その中からキーワードを拾い出し、「なぜこのワードをキーと考えるのか」と逆から思考することで、導入部分が見えてるかも。

課題２：文章が抽象的

・もともとの課題設定が具体的でないから。問いが具体的であれば、その後に展開される内容も具体的になってくる。

課題３：グラフや表などのデータの効果的な見せ方がわからない

・何でもかんでもデータを載せれば説得力が増すという考え方は間違い。データの意味を読み取るのは非常に頭を使うため、場合によっては読者を混乱させることも起こり得る。
・データの引用については、自分の主張の裏付けとなるようなものを１〜２ピックアップするにとどめ、データが導く意味がわかるような説明を追記するなどデータを載せた「意味」をどう伝えるかに工夫が必要。

課題４：表現力がない

・まずは類語辞典の存在を知る。
・しかし、類語辞典だけだと、借り物の言葉になり、正しい表現にならない場合も。
・表現力を高めるには、やはり読書。気に入った表現を自分の血肉にする努力をしよう（毎日読書の時間を確保する、気に入った表現を書き写してみる等）。

課題５：うまいタイトルが思い浮かばない

・まず文書を書いてから、内容を要約したものをタイトルにしようと考えているのであれば、それはNG。（間違っても「〜〜〜について」のようなタイトルはやめよう。上司から与えられた課題をそのままタイトルにしているだけで、自分の考えが全くないことが透けて見えてしまう。）
・無数の言葉が存在するのに、限定範囲の中からタイトルを考えようとするのは可能性を小さくしているだけ。それでは読者を引きつけるタイトルは浮かばない。
・まずは書いた文章から離れる。